Redaktionellt arbetssätt grunden för stans intranät
Stockholms stads intranät var ett lapptäcke av olika typer av innehåll, arbetssätt och tekniker. När det var dags att byta publiceringssystem passade man på att bygga om det från grunden.
Fyra pilotförvaltningar visar vägen.
När Stockholms stad får ett nytt intranät är det redaktionella arbetet högprioriterat. Och lösningen fanns i huset – man kopierade helt enkelt organisationen för den externa webbplatsen www.stockholm.se.
– Vi rev ner det gamla intranätet och byggde upp det nya från grunden, säger Jany Plevnik, ansvarig för intranätet. Men vi återanvände mycket av det som var bra. Det första jag gjorde var att ta reda på vilka som arbetade med detta inom Stockholms stad. Därefter utsåg vi administratörer och redaktörer och träffade dem för att diskutera innehållet. Tack vare flera bra förstudier hade vi en god grund att stå på när vi inledde diskussionerna.
Det nya intranätet har ett antal superadministratörer med ett helhetsansvar för innehåll, struktur och uppbyggnad. Varje förvaltning har sedan en administratör som sätter rättigheter och behörigheter för redaktörer och användare. På stadsdelningskontoret har varje avdelning dessutom en huvudredaktör.
– Administratörerna och huvudredaktörerna fungerar som ett filter mellan redaktörerna och mig, säger Jany Plevnik. När någon har en fråga vänder han eller hon sig först till sin administratör eller sin huvudredaktör. Vi ställer alltså höga krav på administratörerna. De ska även kunna fungera som en slags allmän support.
80 redaktörer bygger intranätet
80 redaktörer, fördelade på fyra pilotförvaltningar, bygger nu det nya intranätet. Lanseringen sker i mitten av maj. Därefter utvärderas form och innehåll. I nästa steg kan övriga förvaltningar ansluta sig.
– Vår modell bygger helt på frivillig anslutning, säger Jany Plevnik. Varje förvaltning kan välja att stå utanför eller skapa ett eget intranät. Vi tror inte på tvång utan på att skapa ett så bra intranät att att alla vill gå med.
Arbetet mynnade ut i en strukturkarta över intranätet. Jany Plevnik betonar att det var viktigt att alla hade lika mycket att säga till om. Redaktörerna har värdefull kunskap om verksamheten.
Hur får man dem med på tåget?
– De måste få ett helhetsperspektiv. De ska känna att det de gör är viktigt. Att deras arbete betyder något för arbetskamrater, kommun och medborgare. I det långa loppet kommer tiden de lägger ner att gynna deras framtida arbete.
En kombination av piska och morot är nödvändig eftersom ingen har redaktörskapet som egentlig arbetsuppgift, menar Jany Plevnik.
– Många har mer eller mindre tvingats att bli redaktörer och vi kan inte kräva att de ska ha samma redaktionella ”seende” som dem som arbetar med publicering på daglig basis. Jag skulle önska att de som arbetar med intranätet fick det inskrivet i sina arbetsuppgifter. Det skulle skapa mer motivation och ansvarskänsla.
Några goda råd från Jany Plevnik
- Låt saker få ta den tid de tar. Det straffar sig att hafsa fram något som sedan ändå måste göras om.
- Kom ihåg att teorin alltid skiljer sig från praktiken. Hur noggrann du än är och hur bra du än har gjort förarbetet kommer det att uppstå problem. Därför måste organisationen vara flexibel och snabbt kunna ändra sig. De som driver projektet ska vara prestigelösa och ta sig tid att lyssna på andra.
- Uppmuntra till kontakter och möten. Det får folk att känna sig behövda och motiverade.
- Teknik strular. Vad än teknikleverantören säger och försäkrar kommer det att alltid att uppstå strul. Om du förklarar detta från början minskar du frustrationen som uppstår när saker och ting inte fungerar.
- Skriv kontrakt. För att en redaktör ska kunna avsätta den tid som krävs är det viktigt att chefen ger sitt fulla stöd. Att ha papper på att jag som redaktör får avsätta ordinarie arbetstid är ovärderligt.
- Ha med i beräkningarna att människor blir sjuka. Arbetet kommer inte att gå som på räls.
F A K T A
INTRANÄTETS ORGANISATION
Superadministratör
Antal: Fem personer på Stadsledningskontoret och Kommunikationsavdelningen.
Huvudsaklig uppgift: Redaktionellt och tekniskt ansvar. Ska styra, samordna, utvärdera och utveckla webbplatsen. Har ansvar för att hålla kontakt med stadens administratörer.
Webb-administratör
Antal: En till två personer per förvaltning.
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt samt administrativt med webbplatsen. Har även ansvar för att hålla kontakt med sina redaktörer och informera om redaktionell och teknisk utveckling. Arbetet sker kontinuerligt.
Friståendesajt-redaktör
Antal: En till två personer per sajt
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt med en fristående sajt inom webbplatsen. En sådan kan vara en egen sajt för ten skola eller ett särskilt projekt. Arbetet sker kontinuerligt. Har samma arbetsuppgifter som en redaktör, men har även möjligheten att skapa och publicera förstasidespuffar.
Webb-redaktör
Antal: 1-5 personer per förvaltning
Huvudsaklig uppgift: Arbetar redaktionellt med sin del av webbplatsen. Arbetet sker kontinuerligt.
Enkelanvändare
Antal: Beroende på informationsmängd
Huvudsaklig uppgift: Uppdaterar befintlig information i ett begränsat antal artiklar. Har tillgång till ett begränsat antal funktioner, exempel skapa och skicka pressmeddelanden.
Informationslämnare
Antal: Beroende på informationsmängd
Huvudsaklig uppgift: Personer som kan lämna värdefull information till respektive webbredaktion. Arbetar inte i verktyget, men är en viktig resurs i det redaktionella arbetet.