300 redaktörer i medborgarnas tjänst
Stockholms stad byter publiceringssystem för intranät och den externa webbplatsen stockholm.se. 10 000-tals webbsidor ska granskas och föras över till det nya systemet. Samtidigt utbildas 300 webbredaktörer. En fyra personer stark grupp som ger support ligger bakom framgången.
Skärmdump från Stockholm stads intranät
– Det är ingen picknick att arbeta med ett så här stort projekt, säger Pernilla Gyllner, projektledare och webbredaktör på Stockholms stad. Det är inte bara tekniken som måste fungera, utan ävenen tät dialog med 300 webbredaktörer.
För att stödja webbredaktörer och webbadministratörer skapade Stockholms stad en särskild överenskommelse för varje förvaltning. Den skrevs sedan under av chefer och stadens informationsdirektör. Där förband de sig att ge tid och resurser till migrationen.
Under migreringsfasen, som varade i sex veckor, införde man en supportorganisation på fyra personer. De svarade på frågor via e-post och telefon. En supportwebb samlade sedan upp de vanligaste frågorna.
- Supporten har varit guld värd, säger Pernilla Gyllner. Alla har tyckt att det har varit tryggt att ha någon att ringa till. Någon som både kan hjälpa till med teknik och ge lite tröst när arbetet känts tungt.
Stockholms stad valde att vänta med att förändra webbplatsens struktur och innehåll till dess att migreringen är gjord. Det arbetet påbörjas så snart de klarat av migreringen. Och när det inleds sker det att ske gemensamt, så att alla är införstådda med och överrens om vad som ska göras.
- Det kliar i fingrarna på många redaktörer, säger Pernilla Gyllner. Men vi vill ta ett steg i taget. Vi behöver inte göra om vår webborganisation, men vi ska förbättra arbetsformerna. Bland annat behöver vi förändra samarbetet på det horisontella planet. Förvaltningarnas administratörer och redaktörer kan bli bättre på att jobba över gränserna.
För att portalen ska fungera i framtiden krävs det att ännu fler chefer och medarbetare förstår hur kraftfull en bra webbplats kan vara. Tydlig information innebär att organisationen sparar en massa arbete.
– Webbredaktörerna måste börja lita på sin kunskap och ibland säga ifrån till chefer eller andra som sitter på sakkunskaper. De ska våga säga att en text inte är tillräckligt bra, eller att den saknar ett nyhetsvärde.
Några goda råd från Pernilla Gyllner:
- Arbeta med bra konsulter. Kolla med andra som har arbetat med dem tidigare. Vad är de bra på? Vad är de mindre bra på?
- Skriv en noggrann kravspecifikation. Se till att den är förankrad. Var noga med att reglera vem som ska göra vad.
- Skriv ned alla beslut. Om det är möjligt, ha alltid med någon som för anteckningar på alla möten. Har ni mallar för protokoll och andra dokument – använd dem. Det sparar tid.
- Våga fråga om du inte förstår. Och fortsätt fråga tills du får ett svar som du förstår. Om personen du arbetar med inte svarar begripligt, fråga någon annan. Detta gäller särskilt vid tekniska problem och deras konsekvenser.
- Om du har möjlighet att välja, arbeta med människor som du gillar och litar på. Det tar alldeles för mycket tid och energi att tjafsa om småsaker.
- Ställ höga krav på dina konsulter. Se på konsulterna som om de vore hantverkare. Du vill inte betala för ett dåligt jobb.
- Var noga med att informera alla som berörs av projektet kontinuerligt. Kom ihågatt du ofta vet mer än dina redaktörer. Du har haft längre tid att förstå och bearbeta informationen. Ge dem samma tid.
- Var beredd på att allt kan hända, både med teknik och människor. Förändringar kan utlösa en mängd olika processer och känslor.
Fakta Stockholm.se
32 av 40 förvaltningar är med i portalen.
Publiceringen är decentraliserad, vilket innebär att varje förvaltning ansvarar för att deras sidor är uppdaterade och korrekta.
Varje förvaltning har en eller två webbadministratörer och ett valfritt antal webbredaktörer. För stadens samlade webbkommunikation ansvarar så kallade superadministratörer.
Två gånger i halvåret träffar superadministratörerna alla webbadministratörer och diskuterar utvecklingsfrågor. En konceptansvarig håller i de tekniska frågorna och en redaktionellt ansvarig har hand om webbplatsens innehåll.
Adress: www.stockholm.se